УТВЕРЖДАЮ

И.о. председателя Кызылского городского суда Республики Тыва

Р.Ш. Кужугет

15 июля 2022 года

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ об архиве

Кызылского городского суда Республики Тыва

 

1.                  Общие положения

 

1.1.            Положение об архиве Кызылского городского суда Республики Тыва (далее – архив суда) разработано в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон №125-ФЗ),  Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.05.2015 № 526 (далее - Правила), Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента от 19.03.2019 № 56 (далее – Инструкция), Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 20.12.2019 № 236 (далее – ТП 2019), а также в Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента от 09.06.2011 №112 (далее – Перечень 2011), иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Тыва в сфере архивного дела и делопроизводства, приказами Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее – Судебный департамент) и Управления Судебного департамента в Республике Тыва (далее – Управление), приказами председателя Кызылского городского суда Республики Тыва (далее – председатель суда).

1.2.            Положение об архиве суда подлежит согласованию с Государственным архивом Республики Тыва (далее – Госархив), после чего утверждается председателем суда.

1.3.            Архив суда осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности суда, а также подготовку документов к  передаче на постоянное хранение в Госархив.

1.4.            Документы суда, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, включенные в состав Архивного фонда РТ в установленном порядке относятся к федеральной собственности и подлежат передаче на постоянное хранение в Госархив.

1.5.             До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных статье 22 Федерального закона № 125-ФЗ хранятся в архиве суда.

1.6.            Ответственными за работу архива суда назначены главные специалисты отдела государственной службы и организационного обеспечения (далее – специалисты архива).

1.7.            В своей работе специалисты архива руководствуются Федеральным законом № 125-ФЗ, Правилами, Инструкцией, ТП 2019, Перечнем 2011 приказами Судебного департамента и Управления, приказами председателя суда и настоящим положением.

1.8.            Контроль за деятельностью архива суда осуществляются председателем суда, администратором суда и начальником отдела государственной службы и организационного обеспечения.

1.9.            Организационно-методическое руководство деятельностью архива суда осуществляет Госархив.

 

2.                  Состав документов архива суда

 

2.1.            В архив суда поступают законченные делопроизводством образовавшиеся в деятельности суда

- судебные дела и материалы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;

-  документы общего делопроизводства, в том числе по личному составу, постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

2.2.            Справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива суда.

 

3.    Задачи архива суда

 

Основными задачами архива суда являются:

3.1.            Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой 2 настоящего положения.

3.2.            Комплектование архива суда документами, образовавшимися в деятельности суда.

3.3.            Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве суда.

3.4.            Подготовка и своевременная передача документов, относящихся к составу Архивного фонда Республики Тыва, на постоянное хранение в Госархив с соблюдением требований, устанавливаемых действующим законодательством Российской Федерации и Республики Тыва.

3.5.            Методическое руководство и контроль за оформлением дел в отделах суда и своевременной передачей их в архив суда.

 

4.                  Функции архива суда

 

Архив суда осуществляет следующие функции:

4.1.            Принимает, учитывает и хранит документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в деятельности суда.

4.2.            Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив суда.

4.3.            Информирует председателя суда о составе документов архива.

4.4.            Организует выдачу дел и документов судьям и в отделы суда по их запросам в целях служебного использования.

4.5.            Исполняет запросы граждан и организаций, выдает архивные копии документов, архивные справки и выписки их архивных документов.

4.6.            Ведет учет использования документов архива суда.

4.7.            Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива суда.

4.8.            Оказывает методическую помощь подготовке предложений отделов суда в номенклатуру дел, на основе данных предложений составляет сводную номенклатуру дел суда.

4.9.             Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении  в архиве суда в целях отбора документов для включении в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.10.         Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в Госархив.

4.11.        Осуществляет подготовку и представляет:

а)  на рассмотрение и согласование экспертной комиссией суда описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии (далее - ЭПМК) Госархива

описи дел постоянного хранения и научно-справочный аппарат к архивному фонду,

описи дел по  личному составу,

акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение председателю суда описи постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, утвержденные (согласованные) экспертной комиссией суда, ЭПМК Госархива.

Описи (годовые разделы описей) дел, документов составляются:

            - постоянного хранения – не менее чем в пяти экземплярах: четыре на бумажном носителе и один – в электронном виде (в  качестве рабочего экземпляра);

            - временного (свыше 10 лет) хранения – не менее чем в двух экземплярах;

- документов поличному составу – не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе, один в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра).

4.12. В соответствии с возложенными на них задачами специалисты архива осуществляют следующие функции:

            - проводят экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвуют в работе экспертной комиссии суда;

            - принимают (не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывают и хранят документы отделов суда;

            - составляют и предоставляют (не позднее через 3 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии суда, ЭПМК Госархива;

- проводят в архиве суда проверки наличия и состояния документов:

            - после перемещения дел в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в архив посторонних лиц;

- при смене лица, ответственного за архив суда.

- ежегодно представляют в Госархив сведения о составе и объеме хранящихся в архиве суда документов по установленной форме.

 

5.                  Права архива суда

 

Для выполнения возложенных задач и функций специалисты архива суда имеют право:

5.1.            Давать рекомендации отделам суда по вопросам, относящимся к компетенции архива суда.

5.2.            Запрашивать от отделов суда сведения, необходимые для работы архива суда.

5.3.            Информировать отделы суда о необходимости своевременной передачи дел и документов в архив суда.

5.4.            Представлять председателю суда предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве суда.

 

6.                  Ответственность архива суда

 

Специалисты архива несут ответственность за:

6.1.            несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

6.2.            утрату, порчу и несанкционарованное уничтожение документов;

6.3.            нарушение правил использование архивных документов и доступа пользователей к ним, установленных законодательством.

 

 

Начальник отдела

государственной службы и

организационного обеспечения                                                                       Ч.М. Санаа

 

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии суда

от 15июля 2022 года № 1